AI-scan in één dag

Eén dag op kantoor. 's Avonds draait er al iets.

Name: AI-scan in één dag
Price: 495 EUR
Availability: InStock

Ik kom een dag bij jullie op kantoor. 's Ochtends loop ik mee met het werk dat elke dag terugkomt. 's Middags bouw ik één automatisering die diezelfde dag al werkt. En aan het eind van de dag ligt er een A4 met drie concrete verbeteringen, met per stuk wat het oplevert en wat het kost. Vaste prijs, geen abonnement, geen tool die ik je wil verkopen.

Plan een AI-scan Hoe de dag eruitziet

AI-scan in één dag

495 euroexcl. btw, vaste prijs

Vijf dagelijkse processen doorgelopen met de mensen die ze doen
Eén automatisering gebouwd die 's avonds al draait
Een A4 met drie automatiseringen: uren per week, kosten en wat ervoor nodig is
Op kantoor, of op afstand als jullie dat liever hebben

Voor kantoren met 2 tot 15 mensen: notarissen, advocaten, accountants, adviseurs en andere kantoren met werk dat steeds terugkomt.

Waarom één dag

Geen rapport van veertig pagina's. Iets dat werkt, en een plan dat op één A4 past.

De meeste kantoren hebben geen AI-strategie nodig. Ze hebben iemand nodig die een dag meekijkt, ziet waar de uren weglekken en meteen iets neerzet.

Daarom is de scan één dag, en daarom bouw ik 's middags al. Je hoeft niet te geloven dat het werkt; je ziet het aan het eind van de middag, in jullie eigen mail, agenda of dossiersysteem. En het A4 dat ik achterlaat is geen advies in de lucht: er staan drie dingen op die ik zelf kan bouwen, met een eerlijke inschatting van wat ze opleveren en wat ze kosten.

Blijft het bij die ene dag? Dan heb je nog steeds iets tastbaars: één automatisering die draait en een plan voor de volgende twee, met bedragen erbij. Daar kun je zelf mee verder, of met iemand anders. Dat is precies de bedoeling.

Geen abonnement voorafJe betaalt één dag. Wat daarna komt, kies je pas als je het A4 hebt gezien.
Geen tool die ik moet verkopenIk verdien niets aan software. Ik werk zoveel mogelijk met wat er op kantoor al staat.
Geen website-verhaalDe scan gaat over het werk achter de schermen: intake, mail, dossiers, planning, facturatie. Niet over jullie site.

Hoe de dag eruitziet

's Ochtends kijken, 's middags bouwen, aan het eind van de dag beslissen.

Ochtendvan 9:00 tot 12:30

Vijf processen, met de mensen die ze doen

Ik ga niet met de eigenaar in een kamer zitten. Ik ga naast de mensen zitten die het werk doen en loop vijf dagelijkse processen door: hoe een nieuwe klant binnenkomt, wat er met mail en telefoon gebeurt, hoe dossiers en documenten door het kantoor gaan, hoe de planning loopt, en hoe facturatie of nazorg eruitziet. Welke vijf het precies worden, hangt van jullie kantoor af.

Bij elke stap vraag ik hetzelfde: wie doet dit, hoe vaak, en hoe lang duurt het eigenlijk. Dan zie je al snel waar de tijd heen gaat. Meestal zit het in het overtypen, het nazoeken, het nabellen, en de mail die elke week hetzelfde is.

Middagvan 13:00 tot 17:00

Eén ding bouwen dat vanavond al werkt

We kiezen samen het proces waar de meeste tijd zit en dat ik in een middag kan oplossen. Dat bouw ik ter plekke, in jullie eigen omgeving, met de mensen die het straks gebruiken erbij. Een paar voorbeelden van wat zo'n middag oplevert:

Een mailconcept dat klaarstaat zodra er een nieuwe aanvraag binnenkomt, in jullie toon, met de juiste vragen erin
Een checklist die zichzelf vult vanuit het dossier, zodat niemand meer dezelfde gegevens overtypt
Een wekelijks overzicht dat zichzelf maakt: openstaande dossiers, deadlines, wat op wie wacht
Een AI-assistent die veelgestelde klantvragen beantwoordt in jullie huisstijl, als concept, en een medewerker verstuurt

Aan het eind van de middag staat het aan. Niet als demo, maar in het echt.

Einde van de dagrond 17:00

Een A4 met drie automatiseringen, en bedragen erbij

Ik sluit af met één A4, geen rapport. Daarop staan de drie automatiseringen die bij jullie het meest opleveren, en per stuk: hoeveel uur per week het scheelt, wat het kost om te bouwen en te laten draaien, en wat ervoor nodig is. Privacy en beroepsgeheim neem ik daarin mee: welke gegevens er wel en niet doorheen gaan, en waar die blijven.

De eerste van de drie staat dan al aan. Die hebben we 's middags gebouwd.

Drie automatiseringenhet A4 aan het eind van de dag

Mailconcept bij elke nieuwe aanvraagDraait sinds vandaag
Scheelt
Ongeveer 3 uur per week
Kost
Gebouwd tijdens de scan
Nodig
Toegang tot de gezamenlijke mailbox
Checklist die zichzelf vult uit het dossier
Scheelt
Ongeveer 2 uur per week
Kost
Een dagdeel bouwen, geen vaste kosten
Nodig
Koppeling met het dossiersysteem, geen cliëntgegevens naar buiten
Weekoverzicht dat zichzelf maakt
Scheelt
Ongeveer 1,5 uur per week
Kost
Een dagdeel bouwen, een paar euro per maand
Nodig
Agenda en dossierlijst, verwerking binnen de EU

Samen ruim 6 uur per week. Bij een uurtarief van het kantoor is dat snel uitgerekend.

Fictief voorbeeld. Het echte A4 gaat over jullie kantoor, met jullie cijfers.

Daarna

Daarna beslis jij, niet ik.

Het A4 is van jullie. Wil je dat ik de andere twee ook bouw, dan kan dat op twee manieren. Los van elkaar te kiezen, en los van de scan.

Per uur

De andere twee laten bouwen

Uurwerk, vooraf ingeschat

Ik bouw de tweede en derde automatisering van het A4, in jullie omgeving en samen met de mensen die ermee gaan werken. Je ziet vooraf hoeveel uur ik inschat en je betaalt alleen wat ik bouw. Meestal is dat een dagdeel tot een dag per automatisering.

Per maand

Beheer, zodat het blijft werken

Op maat, afhankelijk van wat er draait

Wil je er zelf niet naar omkijken? Dan houd ik het bij: aanpassingen als jullie werk verandert, nieuwe vragen van het team, en elke maand een blik of alles nog klopt en veilig draait. Wat dat kost, hangt af van wat er bij jullie staat. Dat bespreken we aan de hand van het A4.

Of je laat het bij de dag. Dan heb je één automatisering die draait en een plan voor de volgende twee.Ook dat is een prima uitkomst. De scan is bedoeld om iets over te houden, niet om je ergens aan vast te maken.

Wie ik ben

Ik bouw AI-assistenten die elke dag draaien

Ik ben Sam Gerrits. Voor mijn eigen bedrijf Aestimo bouwde ik een team van AI-assistenten en automatiseringen dat 's nachts het werk klaarzet, zodat ik 's ochtends alleen nog goedkeur. Daarnaast werk ik voor kantoren als Davvero Accountants. Wat ik bij jullie neerzet, gebruik ik dus zelf ook, elke dag.

Ik studeer Bedrijfskunde aan de Universiteit van Amsterdam. Daardoor kijk ik niet alleen naar wat er te automatiseren valt, maar ook of het voor de zaak de moeite waard is. Soms is het antwoord nee, en dan zeg ik dat.

Meer over mij op samgerrits.nl

Vragen die ik vaak krijg

Wat je misschien nog wilt weten

Werkt het ook op afstand?

Ja. Liever kom ik langs, omdat ik dan zie hoe het werk echt loopt en niet hoe het op papier staat. Maar als jullie dat liever hebben, of als het kantoor ver weg is, doe ik de ochtend via videobellen met schermdelen en bouw ik 's middags op afstand in jullie eigen omgeving. De prijs is hetzelfde, en het A4 ook.

Hoe zit het met vertrouwelijke dossiers en de AVG?

Tijdens de scan kijk ik mee met het proces, niet met de inhoud van dossiers. Ik hoef geen cliëntgegevens te zien om te begrijpen waar de tijd heen gaat. Wat ik 's middags bouw, werkt zoveel mogelijk zonder persoonsgegevens, of met gegevens die in jullie eigen omgeving blijven.

Op het A4 staat per automatisering welke gegevens erdoorheen gaan en waar die worden verwerkt, zodat jullie dat kunnen toetsen aan het beroepsgeheim en de AVG. Gaan we daarna verder, dan sluiten we een verwerkersovereenkomst. Een concept ligt klaar.

Wat als er niets te automatiseren valt?

Dan zeg ik dat eerlijk, en betaal je alleen de dag. Ik bouw niets om maar iets gebouwd te hebben. In de praktijk vind ik bij elk kantoor wel terugkerend werk, maar het kan zijn dat het te klein is om de moeite waard te zijn. Dat staat dan op het A4, met de reden erbij, en dan weet je dat ook.

Welke tools gebruik je?

Zoveel mogelijk wat er al staat: jullie mail, agenda, dossiersysteem of boekhoudpakket. Daar koppel ik een AI-model aan, meestal Claude, en de automatisering zelf bouw ik met de koppelingen die die systemen al hebben, of met een klein script als dat beter past. Ik verkoop geen software en zit niet aan één leverancier vast. Op het A4 staat per automatisering wat ervoor nodig is en wat dat per maand kost, als het al iets kost.

Plannen

Eén dag. Dan weet je waar het zit.

Mail me met de naam van je kantoor en hoeveel mensen er werken. Ik stel een datum voor en stuur vooraf een korte lijst met wat ik die ochtend wil zien. Meer voorbereiding is niet nodig.

Plan een AI-scan

Of mail direct naar mail@samgerrits.nl. 495 euro excl. btw, vaste prijs.